セキュリティ
会議の記録は、社内でもっとも扱いに気を使うデータのひとつです。ここでは実際に実装がそうなっていることだけを書いています。記載の無い項目は、お問い合わせいただければそのままお答えします。
音声・録画そのものは日本国内 (AWS 東京リージョン) に、文字起こしや抽出結果はシンガポールのデータベースに保存されます。
音声・録画ファイル
AWS 東京リージョン の S3。バケットは公開設定を全面的に遮断してあり、保存時に AES-256 で暗号化されます。
文字起こし・要約・抽出結果
Neon (シンガポールリージョン) の PostgreSQL。プロジェクト情報や検索用のベクトルも同じ場所です。
アプリケーションの実行
AWS 東京リージョン (CloudFront・Lambda・Step Functions)。解析パイプラインもここで動きます。
アカウント情報
Amazon Cognito で管理します。保持しているのはメールアドレスと表示名で、パスワードを当方が読める形で持つことはありません。
解析には外部の AI サービスを使います。送った内容がモデルの学習に使われることはありません— API 経由の利用であり、各社の規約がそう定めているためです。
OpenAI (米国)
文字起こし、要約と抽出、検索用ベクトルの生成。音声とテキストを送ります。
Google (米国)
「記録に聞く」の回答生成。質問文と、その質問に関係する記録のテキストだけを送ります。
外部サービス側のログ保持については各社の規約に従います。当方から送るのは解析に必要な範囲のデータで、アカウントのメールアドレスや支払い情報を AI サービスへ送ることはありません。
音声を文字起こしが終わった時点で破棄することを選べます。会話ごとに決まり、プロジェクト単位・アカウント単位で既定を設定できます。
破棄を選んだとき
解析の完了後に S3 の音声ファイルを削除します。文字起こし・要約・抽出結果は残るので、会話はそのまま読めます。
破棄したあとにできないこと
原音声からの文字起こしのやり直しはできなくなります。文字起こしを起点にした再解析は続けて行えます。
保持と破棄の 2 択で、日数を指定する保持期間の設定はありません。設定は新しい会話の初期値として働き、すでに解析した会話の扱いは後から変わりません。
会話を削除する
文字起こし・要約・検索用ベクトル・音声ファイル (原本と処理用の複製) をその場で削除します。承認済みのタスク・決定・リスクだけは会話から切り離してプロジェクトに残ります — 人が承認した記録は会話ではなくプロジェクトのものだからです。
プロジェクトを削除する
30 日が過ぎたプロジェクトを、毎日 1 回動く処理が音声ファイルごと物理削除します。それまでデータは残っていますが、ご自身で元に戻す操作は用意していません。
アカウントを削除する
退会から 30 日が過ぎたアカウントを、毎日 1 回動く処理が削除します。会話・音声・文字起こし・抽出結果と、メールアドレスなどの本人情報が対象です。アカウントの行そのものは、個人を特定できない形にしたうえで残します。復旧はできません。
退会後に残るのは、法令上の保存義務がある会計上の記録だけです。これは個人を特定できない形にしたうえで保持します。
通信
すべて HTTPS です。保存領域は暗号化されていない通信を受け付けない設定にしてあります。
保管
音声・録画は保存時に AES-256 で暗号化されます。バケットは公開アクセスを全面的に遮断していて、URL を知っていても直接は開けません。
再生とアップロード
その都度発行する15 分で切れる一時 URL を通します。共有された URL が後から使い回されることはありません。
お支払い
カード情報の入力は Stripe の画面で行います。カード番号が当方のサーバーを通ることはありません。
記録はあなたのアカウントの中だけにあります。ほかの利用者へ共有する機能はまだありません。
当方の運用担当が会話の内容を閲覧することはありません。障害の調査で参照するのは、処理の記録 (いつ・どの処理が・どれだけ時間とコストを使ったか) と、内容を含まないエラーの記録です。